Onboarding af nye medarbejdere

Kontaktperson, ledelsesrådgiver Poul Langagergaard, Aarhus:

Få succes med systematisk opdateret onboarding af nye medarbejdere

Hvad forstår vi ved Onboarding? Ledelseslitteraturen er meget klar her. Desto bedre vi formår at være meget tydelig i vores forventninger og krav til job, kompetencer og adfærd, desto bedre når vi i mål med det, vi har behov for og gerne vil med den enkelte stilling. Derfor forsøger vi hos os at være meget klare i jobbeskrivelserne og supplerer med kompetenceønsker fagligt og personligt, som vi beder ansøgere udfylde sammen med deres ansøgning til os.

Når kontrakten er underskrevet begynder i virkeligheden onboarding af den nye medarbejder – vi har noget forberedelse med udstyr, plads, aftaler med øvrige medarbejdere mm. Og fra dag 1 har vi beskrevet en klar plan med en mentor og har tjek på alle ”husketingene” – og så får jeg som personaleansvarlig en dialog med den nye fx efter en uge, efter tre uger og efter 10 uger. Samlet giver det et boost for den nye medarbejder, som oplever at man hurtigere kommer til at yde til helheden. Og det øger tilfredshed og motivation.

For mig handler det om én gang at gøre et grundlæggende arbejde for at sætte det hele op – derefter kører det i grunden på skinner og med en elektronisk understøttelse fra Evovia.

Hvorfor er Onboarding så vigtig – i dagens arbejdsmarked?

Der er for så vidt to vinkler på dette:

1. Hvad kan vi lære fra statistikken?
2. Hvad kan vi lære fra grundlæggende god ledelse?

Hvad kan vi lære fra statistikken?

Nedenstående tal viser en meget markant tendens her (jf. en undersøgelse, som virksomheden Garuda har offentliggjort):

• 25% af alle nyansatte forlader deres stilling inden for det første år
• 22% af dem gør det inden de når 45 arbejdsdage
• 46% af de førstegangssøgende, der får job, er søgt videre inden for 18 måneder
• 69% af alle ansatte er mere tilbøjelige til at blive hos samme virksomhed, hvis de deltager i et velfungerende onboarding-forløb.

Og disse tal skal også sættes i det perspektiv, at opslag, ansættelsesproces, onboarding-forløb er ressourcekrævende for en virksomhed. Og det deltager ledere og medarbejdere gerne i, for det giver os meget godt tilbage til virksomheden. Men: der er også nogle grænser. Det begynder at slide på en organisation, hvis der for meget svingdør i stillingsopslag, besættelser, onboarding – og så afgang.

Så det er en meget vigtig investering, når kontaktperson og kolleger investerer tid og ressourcer i en god, systematisk og gennemført onboarding.

Hvad kan vi lære fra grundlæggende god ledelse?

Masser. Altså, jeg mener virkelig: masser!

Professor Bernhard Lievegoed fra Holland taler sådan om god ledelse:

”Ledelse er at skabe rammer og rum, der gør det muligt for den enkelte medarbejder

• at udnytte sin viden, erfaring, kreativitet og fantasi på en måde,
• der bringer virksomheden i retning af en tydelig vision,
• og som giver den enkelte medarbejder livskvalitet.”

Marcus Buckingham, direktør i det amerikanske Gallup har givet flere vægtige bidrag til at forstå og håndtere udfordringerne ved onboarding konstruktivt og positivt.

Det første bidrag: I 1999 udsendte han den meget opsigtsvækkende bog, First break all the rules. Heri fastslår han på basis af et kæmpe statistisk materiale i alt 12 nøgletemaer, som er afgørende for succesfuld onboarding og fastholdelse af nye medarbejdere i en organisation (Det med Basecamp, Camp I mv. forklares nedenfor):

Basecamp:

• Ved jeg, hvad der forventes af mig i jobbet?
• Har jeg materialer og udstyr til at kunne udføre mit arbejde ordentligt?

Camp I:

• Har jeg mulighed for at gøre noget af det, jeg er bedst til hver eneste dag?
• Har jeg modtaget anerkendelse eller ros for godt arbejde inden for de sidste 7 dage?
• Virker det som om min leder eller andre bekymrer sig om mig som person?
• Er der nogen på jobbet, som stimulerer min udvikling?

Camp II:

• Virker det som om min mening tæller på jobbet?
• Får organisationens formål mig til at føle mig stolt?
• Er mine kolleger optagede af at levere kvalitets-arbejde?
• Har jeg fået en eller flere gode venner på jobbet?

Camp III:

• Har nogen talt med mig om mine fremskridt inden for de sidste 6 måneder?
• Har jeg haft muligheder for at lære og vokse de sidste 12 måneder?

Det andet bidrag: Marcus Buckingham har i sin bog sat alle disse 12 temaer ind i en sammenhæng, hvor han sammenligner det med en bjergbestigning. Og de enkelte temaer bliver afgørende for hvert step, man tager i udviklingen fra bunden til toppen af bjerget:

• Basecamp
• Camp I
• Camp II
• Camp III
• Summit

Hvordan Evovia understøtter denne proces

Redskabet Onboarding i Evovias værktøjskasse er et af tretten redskaber, som er indeholdt i jeres samlede pris for en licens på 3.049 kr. + moms pr. år.

Jeg bruger det selv i den kirke, hvor jeg i 20 år har været kontaktperson (Helligåndskirken, Aarhus). Når man anvender Onboarding er der to vinkler: 1) Huskedelen – og 2) Dialogdelen.

Huskedelen kan opsættes forskelligt afhængigt af, hvilken stilling vi taler om: Graver, kirketjener, kirkesekretær, organist, kirkekulturmedarbejder, præst. Her opsætter man alle dele ud fra stillingen, og så kører det hele automatisk.

Dialogdelen – her har jeg altid ved ansættelser i min kirke samtaler med den nye dag 7, dag 21, dag 70… Og her anvender jeg altid den samme samtaleskabelon uafhængig af stillingskategorien. Når jeg har sat det op med de datointervaller, som den enkelte kunde kan sætte op, som man ønsker det, så sender systemet det automatisk ud på de pågældende dage. Og så forbereder den nye medarbejder sig til samtalen, og når medarbejderen er færdig med sin forberedelse, kan lederen se svarene og forberede sig til den gode dialog, hvor man går tingene grundigt igennem og klan lave aftaler med deadline og ansvarlig.

På den måde oplever medarbejderen, at der er fuldt fokus på ”mig som ny” – og at det rykker. Min egen erfaring er, at dette fører med sig, at den nye ofte oplever sig onboardet og kan bidrage til dagligdagen langt hurtigere end før vi begyndte at bruge onboardingredskabet!

Du kan se mere på hjemmesiden: www.evovia.com. Og se inspiration til kontaktpersonen på denne video her.