Kontaktpersonen som personaleansvarlig… Gør det lettere!
Af Kontaktperson, ledelsesrådgiver Poul Langagergaard, Aarhus:
Forskning og god praksis er enige: Ledelse gør en forskel. God ledelse gør en stor forskel. Og god ledelse stiller krav om nærhed, strategisk gennemsigtighed og systematisk vedholdenhed. Hvordan rimer det med en kontaktperson, som er frivillig og ikke altid har mulighed for at være tæt på i dagligdagen?
Jo, det er faktisk muligt, og det er min egen erfaring gennem mere end 20 år som travl virksomhedsleder i mit professionelle virke og personaleansvarlig i min kirke som ”frivillig” gennem 20 år. Hvordan? Det vil jeg gerne invitere dig ind til at læse om her fra min egen dagligdag.
God ledelse – vigtig satsning!
Jeg er meget tilhænger af den gode definition på ledelse/god ledelse, som professor Bernhard Lievegoed fra Holland har giver her:
”Ledelse er at skabe rammer og rum, der gør det muligt for den enkelte medarbejder
- at udnytte sin viden, erfaring, kreativitet og fantasi på en måde,
- der bringer virksomheden i retning af en tydelig vision,
- og som giver den enkelte medarbejder livskvalitet.”
Der er mange vitaminer i denne definition.
Men endnu flere i at søge at efterleve den.
Min tid
Jeg har altid haft en meget lavpraktisk ledetråd omkring min tidsanvendelse. Forestil dig din dag, din uge, din måned som et stort og lækkert stykke stof, du får skænket fra oven som ”morgengave”, og af dette stof skal du nu producere lagener og lommetørklæder af. Lagner er de store og tunge opgaver. Lommetørklæder de små og enkle. Hvis man bruger dette vidunderlige stof uhensigtsmæssigt og bare plastrer det til med lommetørklæder, så ender det med, at jeg ikke får plads til en eneste lagen-opgave.
Derfor har jeg altid sat tid af på en uge og måned til mine ”kirkeopgaver”. Ud fra den erfaring, at hvis ikke jeg gør det – så kommer opgaverne til at tage endnu mere samlet tid. Og tid er også min knappe ressource. Derfor deltager jeg fx selv i medarbejdernes ugentlige kalendermøde. Det giver så meget nærhed og sparer mig dybest set gennem ugen for masser af ekstra arbejde. Andre kontaktpersoner gør det på anden måde. Det er OK, men arbejdet skal gøres, og det er vigtigt.
Opgaver på den personaleansvarliges bord
Jeg ser mine opgaver som personaleansvarlig som en pallette, der består af disse elementer:
- Rekruttering og ONboarding af medarbejdere
- Udvikling af den enkelte medarbejder – og teamet
- Fremme det gode arbejdsmiljø
- Sammen sætte retning og forfølge de opsatte mål og visioner
- Bæredygtig økonomisk ansvarlighed
Jeg vil her gerne knytte et par bemærkninger til de enkelte, som jeg vil uddybe i senere blogs.
Rekruttering og onboarding af medarbejdere
Ledelseslitteraturen er meget klar her. Desto bedre vi formår at være meget tydelig i vores forventninger og krav til job, kompetencer og adfærd, desto bedre når vi i mål med det, vi har behov for og gerne vil med den enkelte stilling. Derfor forsøger vi hos os at være meget klare i jobbeskrivelserne og supplerer med kompetenceønsker fagligt og personligt, som vi beder ansøgere udfylde sammen med deres ansøgning til os.
Når kontrakten er underskrevet begynder i virkeligheden ONboarding af den nye medarbejder – vi har noget forberedelse med udstyr, plads, aftaler med øvrige medarbejdere mm. Og fra dag 1 har vi beskrevet en klar plan med en mentor og har tjek på alle ”husketingene” – og så får jeg som personaleansvarlig en dialog med den nye fx efter en uge, efter tre uger og efter 10 uger. Samlet giver det et boost for den nye medarbejder, som oplever at man hurtigere kommer til at yde til helheden. Og det øger tilfredshed og motivation.
For mig handler det om én gang at gøre et grundlæggende arbejde for at sætte det hele op – derefter kører det i grunden på skinner og med en elektronisk understøttelse fra Evovia.
Udvikling af den enkelte medarbejder – og teamet
Liv og udvikling hænger sammen. Som også død og afvikling gør. Fordi vi er sat i en dynamisk verden, udvikler rammer og vilkår sig hele tiden for vores arbejde. Derfor må vi alle udvikle os med den tid og de mennesker, vi gerne vil skabe noget sammen med.
MUS (Medarbejder-Udviklings-Samtalen) er et af de steder, hvor jeg som personaleansvarlig har en gylden mulighed for individuel evaluering, nysgerrighed på medarbejderens perspektiv, ønsker og behov, og for sammen at sætte (evt. ny?) retning, og komme tæt på de vilkår medarbejderen oplever for at levere de ønskede resultater. I MUS laver jeg aftaler som rækker fremad og føjer sig ind i de aftaler, der også indgås med kollegerne, så det samlet bliver det løft af hele vores organisation, som vi netop nu har behov for.
Derved bliver MUS et strategisk omdrejningspunkt for den fremtid, vi sammen er i gang med at skabe hos os.
MUS står aldrig alene. Det skal ses sammenhængende med de mange dagligdags små-snakke gennem hele året. Men det kan også suppleres med lidt mere systematiske 1:1 dialoger, hvor der følges op, sættes ny retning og aftale – og hvor vi løbende vurderer balancen mellem opgaver og tid.
Fremme det gode arbejdsmiljø
Den personaleansvarlige har også ansvar for at sikre udviklingen af vores arbejdsplads og det gode arbejdsmiljø. Naturligvis sammen med alle medarbejderne – og i virkeligheden også de frivillige.
Det sker gennem arbejdet med rammer og rum for medarbejdernes dagligdag. Men også ved at arbejde med deres indbyrdes respekt og samspil i teamet, så alle ser, at de trækker på samme hammel. Og at de alle har værdi i temaet. Det hindrer destruktivt sololøb – og fremmer en ”vi”-kultur i dagligdagen, som gør en kæmpe forskel.
At fremme det gode arbejdsmiljø er altså en daglig proces.
Men det er også en proces med en systematisk ramme: Hvert 3. år, eller når der sker væsentlige ændringer for rammerne, skal der gennemføres en Arbejdspladsvurdering (APV), som kortlægger det fysiske og psykiske arbejdsmiljø og opsætter aftaler/handlingsplaner, hvor det er nødvendigt. Og arbejdsmiljøgruppen har ansvar for at følge op. Ud over selve APV er der en obligatorisk årlig arbejdsmiljødrøftelse, hvor man systematisk følger op på aftaler og handlingsplaner for APV og kan sætte nye. Alt dette afvikler vi også hos os i det elektroniske redskab Evovia.
Man kan også supplere med en lille anonym trivselsmåling, hvis man ønsker. Det kan være meget gavnligt.
Sammen sætte retning og forfølge de opsatte mål og visioner
Arbejdet med visioner og mål sker naturligvis i det åbne rum i plenum. Det er MRs ansvar i samspil med alle medarbejderne.
Men derefter er det en vigtig opgave for den personaleansvarlige at bygge broen fra de overordnede mål og visioner – til den enkelte og dennes arbejdssituation. Og det sker bedst i den åbne og systematiske dialog med den enkelte medarbejder.
Motivation og gejst kommer, når alle medarbejderne kan sige ”vi”… VI bygger en katedral – og ikke kun, at vi hugger sten! Så har vi bevæget os fra en konkret handling med at hugge sten, til at kommunikere formålet, visionen: Vi bygger en katedral. Heri ligger så meget motivation.
Kirketjeneren laver ikke bare kaffe til ugens kirkecafé – men kirketjeneren bidrager til at skabe kirke for deltagere i caféen. Kirke er ikke kun noget vi ER – men noget vi sammen GØR!
Bæredygtig økonomisk ansvarlighed
Det er naturligvis også en væsentlig ledelsesopgave i dialog med medarbejderne, at der er en vis klar og tydelig styring af økonomien. Det sker bedst ved en bæredygtig ansvarlighed. Det vil sige, at den enkelte medarbejder skal vide klar besked om, hvilke økonomiske rammer, medarbejderen bevæger sig inden for.
Den personaleansvarlige skal både i plenum og individuelt tage den drøftelse med medarbejderne. Og skal sikre, at de altid har opdaterede redskaber til det.
Det er et spændende arbejde at være personaleansvarlig, kontaktperson i et MR. Og det er hele tiden et arbejde, som udvikler sig i samspil med de gode medarbejdere, vi står sammen med!
Det kommer jeg til at skrive blogs om fremefter.
Tak, at du læste med. Good Luck!
Du kan se mere på hjemmesiden: www.evovia.com. Og se inspiration til kontaktpersonen på denne video her.